[[Uebersicht|← Zurück zur Homepage]] # PaperSafe – Suchen im Archiv > Kurzanleitung für die tägliche Nutzung. Alle Beispiele wurden am 20.07.2026 gegen den echten Bestand geprüft. ## Das Wichtigste zuerst Das Suchfeld oben in der Oberfläche durchsucht **ohne Feldangabe** gleichzeitig: Volltext, Titel, Korrespondent, Tags und Notizen. Für die meisten Fälle genügt das – einfach das gesuchte Wort eintippen. Feldnamen brauchst du erst, wenn du eingrenzen willst. ## Die häufigsten Abfragen | Was du suchst | Eingabe | |---|---| | Irgendwo im Archiv | `rechnung` | | Nur die Mails, ohne Anhänge | `path:Mail AND tag:Verlauf` | | Nur die Mailanhänge | `path:Mail AND tag:Beleg` | | Wort im Dokumenttext | `content:rechnung` | | Wort im Titel bzw. Betreff | `title:rechnung` | | Ein Jahr | `created:2008` | | Zeitraum | `created:[2007 to 2008]` | | Wortanfang | `rechnun*` – findet Rechnung, Rechnungen, Rechnungskopie | | Zwei Bedingungen | `amazon AND tag:Verlauf` | | Etwas ausschließen | `rechnung NOT tag:Beleg` | | Entweder – oder | `caritas OR trakus` | | Nach Dateiname | `original_filename:*.pdf` | | Tag mit Leerzeichen | `tag:"Gesendete Objekte"` | `AND`, `OR` und `NOT` in Großbuchstaben. Klammern sind erlaubt: `(rechnung OR beleg) AND created:2008`. ## ⚠ Zwei Eigenheiten des Mailbestands **1. Der Absender steht nicht im Korrespondenten.** 222 der 244 Mail-Dokumente haben **kein** Korrespondentenfeld – beim PST-Import entsteht es nicht automatisch. Nach Absendern suchst du deshalb über den Volltext, die `From:`-Zeile steht im Text: ``` helsom → findet die Mail von Helmut Sommerfeld @web.de → findet alle Absender dieser Domain content:amazon.de → enger gefasst, nur im Text ``` `correspondent:Caritas` funktioniert nur für die 22 Dokumente, bei denen das Feld gefüllt ist. **2. Neun Mails tragen das Importdatum.** 235 der 244 sind korrekt auf 2002–2008 datiert. Bei neun konnte kein Datum ermittelt werden, sie stehen auf dem Importtag 20.07.2026. Eine Suche nach `created:2008` findet diese neun also nicht – bei Vollständigkeitsfragen zusätzlich ohne Datumsfilter suchen. ## Die Ordner des alten Postfachs sind Tags Die Struktur aus Outlook ist erhalten geblieben und als Schlagwort durchsuchbar: | Tag | Anzahl | Bedeutung | |---|---|---| | `Verlauf` | 210 | die Mail selbst | | `Beleg` | 34 | ein Anhang (PDF, Word, Excel) | | `Posteingang` | 85 | Outlook-Ordner | | `Gesendete Objekte` | 84 | Outlook-Ordner | | `Warteliste` | 62 | Outlook-Ordner | | `Gesendet` | 13 | Outlook-Ordner | ## Alle Suchfelder Geprüft im Whoosh-Schema der Version 2.20.15: `content`, `title`, `correspondent`, `tag`, `type`, `path`, `notes`, `created`, `added`, `modified`, `original_filename`, `asn`, `owner`, `page_count`, `checksum`, `id` Praktisch relevant sind `content`, `title`, `tag`, `path`, `correspondent`, `created` und `original_filename`. ## Was die Volltextsuche mit erfasst Auch **Text in PDFs** ist durchsuchbar, sofern er beim Import erkannt wurde. Bei digital erzeugten PDFs ist das der Fall; bei eingescannten Bildern hängt es an der OCR. Die Einstellung `OCR_SKIP_ARCHIVE_FILE=with_text` überspringt PDFs, die bereits Text enthalten – deren Text bleibt trotzdem durchsuchbar. ## Wartung: Index neu aufbauen Der Suchindex kann von der Datenbank abweichen – etwa nachdem Dokumente über die Django-Shell gelöscht wurden. Symptom: Die Suche zeigt Treffer, die es nicht mehr gibt, und beim Anklicken passiert nichts. ```bash pct exec 110 -- bash -lc 'cd /opt/paperless && \ docker compose exec -T webserver document_index reindex' ``` Prüfen, ob Index und Datenbank übereinstimmen: ```bash pct exec 110 -- bash -lc 'cd /opt/paperless && docker compose exec -T webserver \ python3 manage.py shell -c " from documents.index import open_index from documents.models import Document print(\"Index:\", open_index().doc_count(), \" DB:\", Document.objects.count())"' ``` > **Befund 20.07.2026, behoben.** Der Index enthielt 3739 Einträge bei 3609 Dokumenten – 130 Karteileichen aus den Aufräumarbeiten desselben Tages. Beim Mailbestand lieferte `path:Mail` 435 Treffer, von denen **211 ins Leere liefen**. Ursache: Über die Django-Shell gelöschte Dokumente hinterlassen ihren Indexeintrag – dieselbe Eigenheit, die schon bei den Dateien aufgefallen war. > > Reindex am 20.07.2026 um 15:31 Uhr, Dauer 1:44 für 3609 Dokumente. Danach Index = DB = 3609, Differenz 0. Stichprobe: `path:Mail` 244, `tag:Verlauf` 210, `tag:Beleg` 34 – deckungsgleich mit der Datenbank, keine Leichen mehr. > **Merksatz:** Nach jeder Löschung über die Django-Shell gehört ein Reindex hinterher. Über die Oberfläche gelöschte Dokumente pflegen den Index dagegen selbst. ## Quellen - Paperless-ngx – Usage/Basic Searching und Advanced Search, docs.paperless-ngx.com – Zugriff 20.07.2026 - Whoosh Query Language, whoosh.readthedocs.io – Zugriff 20.07.2026 - Suchfelder und Beispielabfragen direkt gegen den Index der laufenden Instanz 2.20.15 geprüft – 20.07.2026 --- **Status:** Nutzbar – alle Beispiele gegen den Bestand verifiziert **Version:** 1.0 **Letzte Aktualisierung:** 20.07.2026, 15:30 Uhr ### Änderungshistorie | Version | Datum | Uhrzeit | Änderung | |---|---|---|---| | 1.0 | 20.07.2026 | 15:30 | Erstfassung. 14 Beispielabfragen gegen den laufenden Index geprüft, Suchfelder aus dem Whoosh-Schema ausgelesen. Zwei Eigenheiten des Mailbestands festgehalten: fehlende Korrespondenten (222 von 244) und neun Dokumente auf dem Importdatum. Abschnitt zur Indexwartung mit dem Befund vom selben Tag | --- [[Impressum|Impressum]] | [[Datenschutzerklärung|Datenschutz]]