[[Uebersicht|← Zurück zur Homepage]] # PaperSafe – E-Mail-Import > **Eigenes Arbeitspaket, zurückgestellt (19.07.2026).** Zuerst wird der Dateiimport aus den lokalen Ordnern fertig eingerichtet ([[08-Feinkonzept-Regelwerk]]), erst danach der Abruf aus den Postfächern. > > Diese Note hält den bereits recherchierten Stand fest, damit er beim Wiederaufgreifen bereitsteht. **Noch nichts davon ist eingerichtet.** ## Warum getrennt vom Dateiimport Beide Wege enden im selben System, aber sie unterscheiden sich grundlegend: | | Dateiimport | E-Mail-Import | |---|---|---| | Auslöser | Datei erscheint in der Freigabe | Zeitplan, standardmäßig alle 10 Minuten | | Quelle der Schlagwörter | **Ordnername**, automatisch | **Regel je Absender**, muss angelegt werden | | Korrespondent | über Textmuster und Pfad-Workflow | **direkt in der Mail-Regel** setzbar | | Risiko | gering – Dateien bleiben notfalls liegen | Aktion wirkt aufs Postfach zurück | **Der wichtigste Unterschied:** Beim E-Mail-Import entstehen Korrespondenten **ohne jeden Umweg**. Eine Regel „kommt von `@allianz.de` → Korrespondent Allianz" trifft zuverlässig, unabhängig von OCR-Qualität und Textinhalt. Das ist die sauberste Zuordnung im ganzen System. ## Aufbau Erst **Konten** (`Einstellungen → E-Mail`), darunter je Konto beliebig viele **Regeln**. Paperless prüft standardmäßig alle **10 Minuten**, einstellbar über `PAPERLESS_EMAIL_TASK_CRON`. Ablauf je Durchlauf: verbinden → passende Mails holen (nach Ordner, Höchstalter und Filtern) → prüfen, ob konsumierbare Anhänge vorhanden sind → falls ja, Anhänge einlesen und die Metadaten aus der Regel anwenden → **erst dann** die Regel-Aktion auf die Mail anwenden. ## Regelaufbau | Rang | Regel | Filter | Zuweisung | Aktion an der Mail | |---|---|---|---|---| | 1..n | Je wichtigem Absender eine | Absender `@allianz.de` | Korrespondent + Tag | Als gelesen markieren | | letzte | **Auffangregel** | keiner | Tag `Mail unsortiert` | Als gelesen markieren | **Regeln werden in der definierten Reihenfolge abgearbeitet.** Die Auffangregel gehört deshalb ans Ende. **Die Auffangregel ist der Kern gegen leere Einträge.** Alles, was keine spezifische Regel trifft, bekommt ein sichtbares Kennzeichen, statt unbemerkt ohne Metadaten im Bestand zu verschwinden. Die Doku empfiehlt dieses Muster ausdrücklich. ## Mail-Aktionen im Vergleich Jede Aktion verhindert auf ihre Weise, dass dieselbe Mail zweimal eingelesen wird: | Aktion | Wirkung | Bewertung | |---|---|---| | **Als gelesen markieren** | Bereits gelesene Mails werden übersprungen | **Voreinstellung und harmloseste Wahl.** Haken: Liest du eine Mail vor Paperless, wird sie ignoriert | | **In Ordner verschieben** | Mail wandert aus dem Blickfeld | Sauber, wenn du ohnehin mit Ordnern arbeitest | | **Markieren (Flag)** | Setzt „wichtig", markierte werden übersprungen | Unauffällig, aber missbraucht das Flag | | **Eigenes Schlagwort** | IMAP-Keyword | **Nicht jeder Mailserver unterstützt das** | | **Löschen** | Mail wird sofort gelöscht | **Nicht empfohlen** – schlägt die Verarbeitung fehl, ist die Mail weg *und* das Dokument fehlt | > **Warnung aus der Doku:** Die Aktion wird auf **alle** Mails angewendet, aus denen Dokumente eingelesen wurden. Scheitert die Verarbeitung anschließend, können Dokumente fehlen, während die Mail bereits als erledigt gilt. ## Was du wissen musst, bevor es losgeht 1. **Paperless holt Anhänge, nicht die Mail selbst** (sofern nicht anders eingestellt). Eine Mail ohne konsumierbaren Anhang wird ignoriert – die Regel greift auf sie gar nicht erst 2. **Gmail verlangt ein App-Passwort.** Das normale Kontopasswort funktioniert nicht. Alternativ gibt es OAuth-Einrichtung 3. **Verarbeitete Mails** merkt sich Paperless über die Message-UID, einsehbar unter *Mail → Verarbeitete Mails*. Soll eine Mail neu verarbeitet werden, dort den Eintrag löschen 4. **Ordnertrennzeichen variieren je Server** – `.`, `/` oder `|`. Bei Fehlern listet Paperless die gefundenen Ordner ins Log 5. **Ein eigener Paperless-Ordner im Postfach** ist ein bewährtes Muster: Du verschiebst dorthin, was archiviert werden soll, Paperless leert ihn ## Offene Punkte - [ ] **Welche Postfächer?** Adressen und ob App-Passwörter vorhanden sind - [ ] **Welche Absender** rechtfertigen eine eigene Regel? Ergibt sich teils aus der Korrespondentenliste des Dateiimports - [ ] **Mail-Aktion:** als gelesen markieren oder in einen Ordner verschieben? - [ ] **Sollen Mail-Dokumente ein eigenes Kennzeichen bekommen** (Tag `aus E-Mail`), um sie von Datei-Importen unterscheiden zu können? - [ ] Einordnung in die Gruppen `Privat`/`Obeco` – bei Mail entsteht die Zuordnung **nicht** aus einem Ordnernamen, sie muss je Regel gesetzt werden **Der letzte Punkt ist der wichtigste.** Beim Dateiimport entsteht die Vertraulichkeitskennzeichnung automatisch aus der Ordnerstruktur ([[08-Feinkonzept-Regelwerk]], Abschnitt 6b). **Beim E-Mail-Import gibt es diesen Automatismus nicht** – jede Regel muss den passenden Tag selbst setzen, sonst kommen Dokumente ohne Kennzeichnung herein. ## Quellen - Paperless-ngx – `docs/usage.md`, Tag `v2.20.15`, Abschnitt *Incoming Email*: Konten und Regeln, Aktionen und ihre Wirkung, Reihenfolge der Regeln, Auffangregel-Muster, verarbeitete Mails, Ordnertrennzeichen, Prüfintervall `PAPERLESS_EMAIL_TASK_CRON` – Zugriff 19.07.2026 --- **Status:** Zurückgestellt – wird nach Abschluss des Dateiimports aufgegriffen **Version:** 1.0 **Letzte Aktualisierung:** 19.07.2026 ### Änderungshistorie | Version | Datum | Uhrzeit | Änderung | |---|---|---|---| | 1.0 | 19.07.2026 | – | Erstfassung – E-Mail-Import als eigenes Arbeitspaket aus [[08-Feinkonzept-Regelwerk]] herausgelöst (Nutzerentscheidung: erst Dateiimport, dann Mail). Recherchierter Stand übernommen und ergänzt: Abgrenzung zum Dateiimport, Aufbau, Regelreihenfolge mit Auffangregel, Vergleich der Mail-Aktionen inkl. Warnung zum Löschen, Voraussetzungen (App-Passwort, verarbeitete Mails, Ordnertrennzeichen). **Neuer Befund:** Die Vertraulichkeitskennzeichnung `Privat`/`Obeco` entsteht bei Mail nicht automatisch und muss je Regel gesetzt werden | --- [[Impressum|Impressum]] | [[Datenschutzerklärung|Datenschutz]]