[[Uebersicht|← Zurück zur Homepage]] # PaperSafe – Konfiguration und Inbetriebnahme > **Stand 18.07.2026:** Das System ist installiert und funktionsgeprüft ([[02-Installation]], [[06-Umsetzungsprotokoll]]). Die technische Konfiguration steht; offen ist die **inhaltliche** Ordnungsstruktur, die vor dem ersten Massenimport festgelegt werden sollte. ## Gesetzte Konfiguration (Ist-Stand) | Variable | Wert | |---|---| | `PAPERLESS_OCR_LANGUAGE` | `deu+eng` | | `PAPERLESS_TIME_ZONE` | `Europe/Berlin` | | `PAPERLESS_URL` | `http://192.168.2.35:8000` | | `PAPERLESS_FILENAME_FORMAT` | `{{ created_year }}/{{ correspondent }}/{{ title }}` | | `USERMAP_UID` / `_GID` | 1000 / 1000 | | `PAPERLESS_TIKA_ENABLED` | 1 (Gotenberg + Tika aktiv) | | Superuser | `admin` (Passwort im Passwortmanager) | **Zur Ablagestruktur:** Paperless nutzt **Jinja2-Templates mit doppelten Klammern** – die ältere Syntax mit einfachen Klammern funktioniert nicht. Ohne zugewiesenen Korrespondenten landen Dateien unter `Jahr/none/Titel`; sobald ein Korrespondent zugeordnet wird, verschiebt Paperless die Datei automatisch. Beides wurde in Phase 4 praktisch verifiziert. **OCR-Qualität (geprüft an einem bildbasierten Test-PDF):** Deutscher Fließtext inklusive Umlauten wird korrekt erkannt („Prüfsumme", „Größe", „Königsallee", „Straße"). Einzige beobachtete Schwäche: **große Umlaute ÄÖÜ in Versalien** werden als „AOU" erkannt. Relevant vor allem bei Firmennamen oder Überschriften in Großbuchstaben – falls ein Dokument später schwer auffindbar ist, ist das eine mögliche Ursache. **Verarbeitungsdauer:** 6 Sekunden für ein einseitiges gescanntes PDF, 9 Sekunden für ein Office-Dokument über Gotenberg/Tika. ## 1. Ordnungsstruktur festlegen (vor dem ersten Massenimport) Paperless-ngx kennt vier Ordnungsmittel. Sie sollten **einmal durchdacht** werden – nachträgliches Umsortieren tausender Dokumente ist mühsam. | Mittel | Bedeutung | Beispiel | |---|---|---| | **Korrespondent** | Absender/Vertragspartner | Finanzamt, Stadtwerke, Krankenkasse | | **Dokumenttyp** | Art des Dokuments | Rechnung, Vertrag, Bescheid, Kontoauszug | | **Tag** | Frei vergebbar, mehrfach möglich | erledigt, Steuer 2026, Garantie | | **Speicherpfad** | Ablagestruktur im Dateisystem | `{created_year}/{correspondent}` | Empfehlung: wenige, klar abgegrenzte Dokumenttypen; Feinheiten über Tags. Ein Tag-Schema vorab schriftlich festlegen und hier dokumentieren. ## 2. Automatische Zuordnung - **Matching-Regeln** je Korrespondent/Typ/Tag: „beliebiges Wort", „alle Wörter", „exakt", „regulärer Ausdruck" oder **automatisch** (lernender Klassifikator) - Der Klassifikator braucht Trainingsmaterial – anfangs manuell zuordnen, die Automatik greift nach einigen Dutzend Dokumenten - Regeln hier dokumentieren, damit später nachvollziehbar ist, warum ein Dokument wo gelandet ist ## 3. Dokumenteneingang | Weg | Beschreibung | Status | |---|---|---| | **Consume-Ordner** | Scanner legt Datei per Scan-to-Folder (SMB) ab, Paperless zieht sie ein | offen: Scannermodell und Freigabe | | **Weboberfläche** | Drag & Drop für Einzeldokumente | verfügbar | | **E-Mail-Abruf** | Postfach wird nach Anhängen durchsucht, Regeln je Konto | offen: gewünscht? | | **Mobile App** | Paperless-Mobile / Share-Ziel vom Smartphone | offen: gewünscht? | ## 4. Benutzer und Berechtigungen - Superuser nur für Administration, für den Alltag ein normales Konto - Rein private Nutzung – kein Mandantenkonzept nötig, Berechtigungen bleiben einfach - Starke Passwörter; bei externem Zugriff zusätzlich Zwei-Faktor prüfen ## 5. Scan-Einstellungen (Empfehlung) | Parameter | Empfehlung | |---|---| | Auflösung | 300 dpi (Standard für OCR und Archivierung) | | Farbe | Graustufen oder Farbe – reines S/W schadet der OCR-Qualität | | Format | PDF (Paperless erzeugt daraus die durchsuchbare Archivversion) | | Duplex | aktiv, mit Leerseitenerkennung | ## 6. Inbetriebnahme – Checkliste - [ ] Ordnungsstruktur festgelegt und dokumentiert - [ ] Korrespondenten und Dokumenttypen angelegt - [ ] Scanner liefert zuverlässig in den Consume-Ordner - [x] OCR-Qualität an einem Testdokument geprüft – **noch offen: reale Belege**, insbesondere schlechte Vorlagen - [x] Superuser `admin` angelegt; **noch offen: eigenes Alltagskonto** statt Administration und Nutzung im selben Account - [x] **Restore-Test erfolgreich** (18.07.2026, siehe [[04-Betrieb-Backup]]) – Voraussetzung für den Produktivbetrieb erfüllt - [x] Testdokumente wieder gelöscht, Sanity-Check ohne Befund ## Offene Punkte - [ ] Tag-Schema ausarbeiten - [ ] Scanner-Anbindung klären - [ ] E-Mail-Abruf gewünscht? ## Quellen - Paperless-ngx – Usage/Administration, docs.paperless-ngx.com – Zugriff 18.07.2026 --- **Status:** Technische Konfiguration abgeschlossen – inhaltliche Ordnungsstruktur offen **Version:** 2.0 **Letzte Aktualisierung:** 18.07.2026 17:35 Uhr ### Änderungshistorie | Version | Datum | Uhrzeit | Änderung | |---|---|---|---| | 1.0 | 18.07.2026 | 13:44 | Erstfassung – Ordnungsstruktur, Matching, Eingangswege, Benutzer, Scan-Einstellungen, Inbetriebnahme-Checkliste | | 1.1 | 18.07.2026 | 13:52 | Mandantenkonzept entfernt (Entscheidung: rein privat), Benutzerkonzept vereinfacht | | 2.0 | 18.07.2026 | 17:35 | **Ist-Stand ergänzt** (Phase 7): gesetzte Variablen, Jinja2-Syntax der Ablagestruktur, verifizierte OCR-Qualität inkl. der Schwäche bei großen Umlauten, Verarbeitungszeiten. Checklisten auf den tatsächlichen Stand gebracht – Restore-Test erledigt, offen bleiben Ordnungsstruktur, Scanner und ein eigenes Alltagskonto | --- [[Impressum|Impressum]] | [[Datenschutzerklärung|Datenschutz]]